特约专栏| 2022年9月7日

避免生物制药基金管理不善的5个步骤

Mike Trinks, Fiondella, Milone & LaSaracina LLP

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在一个精疲力尽的过程后,你终于收到了你需要的拨款,让你的热情项目成为现实。最难的部分已经过去了,对吧?不完全是。

是的,你现在有钱继续你的研究和创业,但随之而来的是对支付账单的实体的责任。正确地管理你的资助资金,你会发现自己运作顺利,并有潜力在未来获得更多的资助。如果管理不善,你可能会出现在政府的淘气名单上。(其实是有这样一个列表的。)

以下是如何确保你成功地最大化资金注入,并为自己在赠款领域的进一步成功做好准备的方法。

1.建立会计和报告流程

很有可能,你会有远大的目标。这就是你最初获得拨款的原因。但许多大思想家都太专注于改变世界,而忽略了更小的细节。对于那些整天在实验室或车间里埋头苦干的人来说,银行对账单、采购订单、申请单、考勤卡和合规等概念往往是极其令人不知所措或完全陌生的。

像QuickBooks这样的程序可以帮助你组织项目,跟踪每一项财务支出,包括工资、办公费用、保险费用、膳食、法律费用、咨询费用、供应成本和旅行。但即使是用软件来做艰苦的工作,关键还是要有一个对财务和预算有全面了解的人跟踪员工,或作为一个合作伙伴,以确保在向政府报告时,一切都被正确地记录下来。

2.了解哪些类型的费用是允许的

确保奖助金资金并不是自由消费的许可证。每一项奖助金都有关于资金如何分配的详细规定。这些费用一般分为直接和间接资金。

举个例子,员工工资是直接支出。但也有可以通过奖助金基金支付的间接费用。它们包括员工(和你)的健康福利、电脑、办公用品,甚至律师费和注册会计师费。

即使间接费用是允许的,阅读细则也是很重要的。例如,我的一个客户被标记为在一项不允许的费用上分配不当。他们没有购买任何可疑或不寻常的东西——他们是为他们的项目寻找最佳材料的学者。但事实证明,他们需要的材料只能通过中国供应商获得,而拨款规定,所有材料都必须从美国供应商购买。最终,我们写了一封信,获得了这笔费用的豁免,但从中得到的教训很清楚:拨款发行商——尤其是政府机构——正在密切关注。

3.不要在拨款上“二次衰退”

信不信由你,政府有个淘气榜。登上它就意味着你被禁止接受未来的拨款奖励。

除了不合规外,另一个常见的违规行为是“两头取钱”。通常情况下,一个研究人员或组织会因为重叠的独立项目而获得多个补助金,但将资金用于指定给同一家公司运营的两个独立项目的材料,可能会令人侧目。

在生物技术行业,一个组织获得多个资助是相当常见的,因为多个技术同时被研究。即使是像培养皿这样简单的东西,也需要有一个程序来区分哪些拨款的资金是用来购买培养板的,以及它们将被用于哪个项目。曾经有过这样的例子:购买了培养皿后,用在一个奖助金上,几个月后又用在另一个项目上,无意中又用在第二个奖助金上。

这些场景也适用于员工。例如,如果你有一个研究人员在多个项目中工作,那么很有必要将他们在拨款资助项目中的工作分开开具发票,以免你被指控挪用资金用于没有在拨款奖励中列出的业务。

吃饭和娱乐等项目肯定属于间接支出,但过度使用或轻率地花费与项目无关的活动也会让受助人受到关注。

4.了解你的资金类别,跟踪你的支出

虽然你可能已经分配了一定数额的资助资金用于与科学研究相关的材料,但你可能比预期更快地得出结论,并有资金剩余。此外,正如我们在过去几年看到的,成本可能会出现波动。当你开始研究时,单价是50美元,但在一切都结束之前,单价可能会涨到80美元。

出于这些原因和其他原因,定期密切跟踪您的奖助金支出是很重要的。许多奖助金对不同类别的支出都有资金分配,例如材料、顾问等。我曾见过一些公司在不经意间将某一类别的支出达到最大值,然后不得不支付超出预期的部分。与此同时,他们在另一个类别上却把钱留在了桌子上。知道自己在任何时候的处境,都可以帮助你做出明智的决定,最大限度地利用这笔赠款,同时避免意外支出。

5.预期审计,并做好相应的准备

是的,助学金是一个巨大的进步,但获得助学金需要你或你团队中的某个人成为金融专业人士。应该进行审计吗任何超过75万美元的拨款都会自动发生——确保你的账目井然有序,每一分钱都入账是关键。如果你通过建立一个完整的报告系统来为自己的成功做好准备,事情就会有条不紊地进行,让你能够专注于大局。

通过避免奖助金资金的管理不善,您将确保您的项目是成功的,而且可能更重要的是,您仍有资格获得未来的奖助金。对于生物技术行业的一些组织来说,赠款可能是唯一的收入来源。你的注册会计师将处理赠款资金的细枝末节,所以你可以致力于改变世界。

关于作者:

Mike Trinks是康涅狄格州会计和咨询公司Fiondella, Milone & LaSaracina LLP (FML注册会计师)的合伙人。他专门为生物技术行业的客户提供审计和咨询服务,包括会计和拨款合规,以及担任临时或部分CFO。